9 mejores software para bases de conocimiento en 2024

Dirigir una empresa conlleva muchos retos, uno de los cuales es organizar la ingente cantidad de información necesaria para operar con eficacia. Un software de base de conocimientos puede ser muy valioso para centralizar este conocimiento empresarial para crear, organizar y compartir fácilmente la información entre los equipos. Hemos probado nuestra cuota de herramientas de base de conocimientos y queremos ofrecer nuestras 9 mejores recomendaciones para uso empresarial.

¿Qué es el software de base de conocimientos?

El software de base de conocimientos proporciona una plataforma en línea centralizada para documentar, organizar, compartir y acceder a la información y los contenidos de una empresa. Sirve como base de datos actualizada y de fácil búsqueda que contiene todo lo que los empleados necesitan para encontrar respuestas y dirigir la empresa sin problemas.

Las principales soluciones, a las que se suele acceder a través de la web o de una aplicación móvil, cuentan con interfaces de edición intuitivas que permiten a los usuarios no técnicos de los equipos crear, actualizar y publicar fácilmente documentos como guías prácticas, preguntas frecuentes, manuales, wikis internos y notas de reuniones. Funciones robustas como permisos de usuario, integración de datos, notificaciones y diseños personalizados aportan versatilidad.

La base de conocimientos consolida información que, de otro modo, estaría dispersa en correos electrónicos, carpetas de archivos, aplicaciones de notas u ordenadores individuales. Esto permite a los empleados encontrar documentos de forma fiable y resuelve el problema de la información que se pierde en silos. La potente búsqueda permite a los empleados autorizados obtener rápidamente la información que necesitan cuando la necesitan.

En resumen, las bases de conocimiento permiten a las empresas aprovechar la inteligencia colectiva para construir un hogar de búsqueda para su conocimiento tribal, de modo que no se pierda ninguna información y se acelere el aprendizaje colectivo.

¿Por qué necesitan las empresas un software de base de conocimientos?

Las bases de conocimiento se pueden utilizar para varios fines, desde servir como depósito interno de conocimientos hasta como tesoro de información para los clientes, que les ayuda a obtener información sobre los productos y servicios que ofrece una empresa. A continuación se indican algunas formas en que las empresas utilizan las bases de conocimiento:

• Acelere la incorporación de nuevos empleados con guías de formación
• Permitir el autoservicio a los empleados que buscan información
• Ayudar a los equipos de apoyo con wikis internos de marca
• Aumentar la productividad gracias a la accesibilidad de la información
• Conservar la información a pesar de la rotación de empleados

Tabla comparativa: 9 de los mejores software de bases de conocimiento en 2024

Los 9 mejores programas para bases de conocimientos

ThriveDesk

Base de conocimientos de ThriveDesk es un componente avanzado pero intuitivo de su servicio. Transforme la asistencia sobre productos, la documentación técnica, las guías de usuario en línea, las referencias de API y mucho más con un portal centralizado de autoservicio optimizado para la búsqueda orgánica avanzada y la exploración adaptada a dispositivos móviles.

Características únicas

• Constructor de arrastrar y soltar: El editor intuitivo simplifica la creación y el formato de los artículos, con sólo arrastrar y soltar.
• Contenido centrado en SEO: Personalice todos los metadatos, como títulos y descripciones, para obtener contenidos orientados al SEO que generen tráfico.
• Organización del contenido: Clasifique y agrupe los artículos relacionados como desee para facilitar su búsqueda.
• Búsqueda predictiva: La búsqueda en el portal ofrece de forma intuitiva resultados pertinentes a las consultas de los usuarios.
• Análisis del comportamiento de los usuarios: Obtenga información basada en datos sobre las interacciones de los visitantes en la base de conocimientos.
• Entrega multicanal: Publique y actualice contenidos en Internet, dispositivos móviles, etc. desde una plataforma central.
• Tematización de marca personalizada: Adapte la estética de su marca con opciones de tematización flexibles.
• Control de acceso: Gestione el acceso hasta el nivel de usuario con protección por contraseña y restricciones de IP.
• Seguridad SSL integrada: Emisión y renovación gratuitas de certificados SSL en dominios personalizados para mayor seguridad.
• Marca blanca: Elimine o personalice todos los elementos de marca para disfrutar de una experiencia de marca blanca.

Precios

La base de conocimientos de ThriveDesk está disponible en ThriveDesks Más y Empresa planes. 

• Más: $85/mes
• Empresa: $25/asiento al mes

Descuentos por volumen disponibles. Todos los planes incluyen servicios de configuración dedicados, bases de conocimiento ilimitadas, permisos avanzados, asistencia 24/7 y mucho más.

Guía de Zendesk

Zendesk Guide es una aplicación basada en la nube solución de centro de asistencia diseñado para que las empresas puedan crear bases de conocimientos de autoservicio, preguntas frecuentes y otros recursos de soporte fáciles de usar. Se integra a la perfección con Zendesk Support, lo que permite a los clientes encontrar fácilmente respuestas a sus preguntas sin necesidad de ponerse en contacto directamente con los equipos de soporte.

Características únicas

• Creador de bases de conocimientos de arrastrar y soltar: Cree y organice fácilmente artículos, preguntas frecuentes y otros contenidos con una interfaz fácil de usar que no requiere codificación.
• Potente búsqueda: Los clientes pueden encontrar rápidamente la información que necesitan con el motor de búsqueda impulsado por IA de Zendesk, que utiliza sinónimos y coincidencias difusas para ofrecer resultados relevantes.
• Base de conocimientos de marca: Personalice el aspecto de su base de conocimientos para que coincida con la identidad de su marca, garantizando una experiencia coherente al cliente.
• Soporte multilingüe: Llegue a una audiencia mundial creando y publicando contenidos en varios idiomas.
• Análisis e informes: Seguimiento de métricas clave como visitas a artículos, consultas de búsqueda y medir la satisfacción del cliente la eficacia de su base de conocimientos e identificar áreas de mejora.
• Potentes herramientas generativas de IA: Zendesk guide presume de potentes herramientas asistidas por IA que se entrenan con datos reales de atención al cliente.
• Colaboración en equipo: Colabore fácilmente con sus colegas en la creación y el mantenimiento del contenido de su base de conocimientos.
• Flujos de trabajo automatizados: Cree desencadenantes y acciones automáticos basados en el comportamiento del cliente, como la recomendación de artículos relevantes o la derivación de tickets a agentes de soporte.
• Integraciones: Conecte Zendesk Guide con otras herramientas populares como los sistemas CRM, las plataformas de chat y los canales de redes sociales para una experiencia del cliente optimizada y unificada.

Precios

Zendesk Guide viene incluido en los planes de helpdesk de Zendesk, que cuestan a partir de $55/agente al mes (Suite Team), pero para tener acceso a todas las funciones de Zendesk Guide hay que contratar el plan Suite Enterprise, que tiene precios personalizados. 

Helpjuice

Helpjuice ofrece sólidas funciones para crear preguntas frecuentes, manuales de formación y documentación. Los permisos flexibles y el acceso público/privado permiten crear tanto wikis internos como contenidos de cara al público.

Características únicas

• Editor de arrastrar y soltar: Cree bases de conocimientos atractivas e informativas con un editor fácil de usar que no requiere conocimientos de programación.
• Interfaz de marca: Personalice el aspecto de su centro de ayuda para que coincida con la identidad de su marca, garantizando una imagen coherente. experiencia en atención al cliente.
• Potente búsqueda: Los clientes pueden encontrar fácilmente la información que necesitan gracias al potente motor de búsqueda de Helpjuice, que incluye navegación por facetas y búsqueda de sinónimos.
• Análisis e informes: Realice un seguimiento de las métricas clave, como las visitas a los artículos, las consultas de búsqueda y los comentarios de los clientes, para analizar el comportamiento de los usuarios y mejorar la eficacia de su base de conocimientos.
• Segmentación de usuarios y permisos: Adapte sus contenidos y experiencias a los distintos grupos de usuarios en función de sus necesidades y permisos.
• Soporte multilingüe: Llegue a una audiencia mundial creando y publicando contenidos en varios idiomas.
• Integraciones: Conecta Helpjuice con herramientas populares como sistemas CRM, plataformas de chat y sistemas de venta de billetes para agilizar el flujo de trabajo de asistencia.
• Herramientas de comentarios y sugerencias: Fomente la participación de los usuarios permitiendo que los clientes aporten sus comentarios y sugieran mejoras a su base de conocimientos.

Precios

Los precios de Helpjuice empiezan en $120/mes para su plan de inicio y llegan hasta Enterprise, que tiene precios personalizados, pero el plan de inicio da acceso a todas las funciones de la base de conocimientos para 4 usuarios. 

Confluencia

Confluence es una plataforma de colaboración y gestión del conocimiento basada en la nube diseñada para que los equipos trabajen juntos en documentación, wikis, planificación de proyectos y mucho más. Ofrece un eje central para compartir información, intercambiar ideas y gestionar tareas, fomentando la transparencia y la eficiencia en las organizaciones.

Características únicas

• Edición WYSIWYG: Cree y formatee contenidos rápidamente con un editor familiar que elimina la necesidad de tener conocimientos de código.
• Edición en directo y colaboración en tiempo real: Los equipos pueden trabajar simultáneamente en los documentos, ver los cambios al instante y fomentar una colaboración sin fisuras.
• Motor macro: Amplíe la funcionalidad de Confluence con una amplia biblioteca de macros integradas y creadas por el usuario para tareas automatizadas, plantillas personalizadas y flujos de trabajo mejorados.
• Espacios y páginas: Organice la información en espacios dedicados a diferentes proyectos, equipos o temas, con estructuras de páginas jerárquicas para una organización más profunda.
• Control de versiones y datos históricos: Realice un seguimiento de los cambios y vuelva fácilmente a las versiones anteriores de las páginas, garantizando la precisión y transparencia de la información.
• Potente búsqueda: Encuentre lo que necesita rápidamente con el sólido motor de búsqueda de Confluence, que indexa el contenido y recupera los resultados relevantes en función de las palabras clave y el contexto.
• Integraciones: Conecte Confluence con otras herramientas populares como Jira, SlackGoogle Drive, etc., creando un eje central para todas las necesidades de tu equipo.
• Permisos de contenido: Controlar el acceso a páginas y espacios, garantizando la seguridad y confidencialidad de la información.

Precios

Confluence ofrece una versión gratuita limitada a 10 usuarios con 2 GB de almacenamiento, pero si necesitas accesibilidad para más usuarios, tendrás que acabar comprando su Estándar que cuesta unos $60 al mes y tiene un límite máximo de 50 000 usuarios y una capacidad de almacenamiento de 250 GB para un equipo de 10 personas. Añadir miembros al equipo cuesta $6,05 por miembro. 

Pero para obtener más funciones, como su Atlassian Intelligence y sus análisis, tendrás que pasarte a sus planes Premium o Enterprise.

• Premium: $11,55/usuario al mes
• Empresa: Precios personalizados

Nuclino

Nuclino combina la lo mejor de los wikisLa gestión del conocimiento es una de las principales herramientas de gestión de proyectos y sistemas de gestión del conocimiento. Ofrece una interfaz sencilla para crear y vincular documentos, fomentar la colaboración mediante la edición y los debates en tiempo real y centralizar la base de conocimientos de su equipo. Piense en él como un wiki sobrealimentado, centrado en las conexiones visuales y la organización intuitiva.

Características únicas

• Tarjetas y tableros: Desglosa la información en tarjetas manejables y organízalas visualmente en tableros flexibles, similares a Trello.
• Enlace dinámico: Conecte sin problemas ideas y contenidos relacionados entre tarjetas y tableros, creando una red de conocimientos por la que es fácil navegar.
• Incrustar cualquier cosa: Introduzca contenidos diversos en Nuclino, incluidos archivos, imágenes, vídeos, fragmentos de código e incluso cuadros de mando en directo.
• Colaboración en directo: Edite y discuta documentos con su equipo en tiempo real, viendo los cambios y comentarios al instante.
• Control de versiones: Realice fácilmente un seguimiento de los cambios y vuelva a versiones anteriores de cualquier tarjeta o documento.
• Páginas públicas y privadas: Comparta públicamente contenidos específicos manteniendo la seguridad de la información interna.
• Integraciones: Conecta Nuclino con otras herramientas como Slack, Google Drive y Zapier para agilizar el flujo de trabajo.

Precios

Nuclino ofrece un plan gratuito que te da un almacenamiento de 2GB. Los planes de pago empiezan en Estándar, que cobra $6/usuario al mes, con 10GB de almacenamiento e ilimitados elementos y campos.

Notejoy

Notejoy es una aplicación colaborativa para tomar notas que prioriza la organización, la colaboración y una experiencia de usuario agradable. Está diseñada para ayudar a equipos e individuos a capturar ideas, gestionar proyectos y compartir conocimientos de forma eficaz. Piense en ella como una mezcla de Evernote y Google Docs, con un enfoque en la organización visual intuitiva y la colaboración sin fisuras.

Características únicas

• Bibliotecas y notas: Organiza las notas en bibliotecas flexibles, cada una con sus propios permisos y configuraciones de uso compartido.
• Colaboración en tiempo real: Editar notas con su equipo en tiempo real, viendo los cambios y comentarios al instante.
• Enlaces potentes: Conecta notas relacionadas con enlaces bidireccionales, creando una red de conocimiento fácil de navegar.
• Vistas múltiples: Cambia entre las vistas de lista, cuadrícula y tarjeta para visualizar tus notas de distintas maneras.
• Archivos adjuntos: Incrusta sin problemas archivos, imágenes y vídeos en las notas.
• Gestión de tareas: Cree y realice un seguimiento de las tareas dentro de las notas, con fechas de vencimiento y asignados.
• Historial de versiones: Revisa y vuelve fácilmente a versiones anteriores de las notas.
• Búsqueda y filtros: Encuentre rápidamente lo que necesita con potentes funciones de búsqueda y filtrado.
• Integraciones: Conecta Notejoy con otras herramientas como Slack y Google Drive.

Precios

Notejoy ofrece un plan gratuito pero bastante limitado en sus capacidades. Los planes de pago empiezan por Solo, que cuesta $4/mes pero se factura anualmente. Ofrece 5 GB de almacenamiento. Para obtener un plan de pago mensual, tendrás que contratar su plan Plus, que cuesta $10/usuario al mes. Permite hasta 10 GB de almacenamiento. 

ProProfs

ProProfs Knowledge Base está diseñado para ayudar a las empresas a crear, gestionar y compartir bases de conocimiento internas y de cara al cliente. Ofrece una interfaz fácil de usar, diversas opciones de formato de contenido y herramientas de colaboración para que los equipos puedan crear repositorios de información completos y accesibles.

Características únicas

• Abastecimiento único: Reutilice contenidos comunes en toda su base de conocimientos con fragmentos, etiquetas merge y páginas sincronizadas.
• Importación desde diversos formatos: Importe sin problemas contenidos de Word, PDF, PPT, plataformas populares como RoboHelp y MadCap, y mucho más.
• Contenido condicional: Muestre u oculte contenidos de forma inteligente en función de reglas específicas y segmentos de usuarios.
• Colabore mediante comentarios internos: Fomente debates en tiempo real sobre los artículos entre los autores, perfeccionando los contenidos de forma colectiva.
• Búsqueda inteligente: Ofrezca una experiencia de búsqueda similar a la de Google con sugerencias de autocompletado y resultados precisos.
• Búsqueda en varios sitios: Busque fácilmente en varios sitios de ayuda para obtener información completa.
• Widget de ayuda: Proporcione acceso instantáneo a artículos relevantes con widgets de contenido agrupado.
• Licencia personalizada y seguridad empresarial: Cree licencias personalizadas, garantice la propiedad total de los datos y acceda a funciones de seguridad avanzadas.
• Cumplimiento del GDPR: Tenga la tranquilidad de saber que su base de conocimientos cumple la estricta normativa sobre protección de datos.
• Integración de herramientas de venta de entradas: Se integra perfectamente con plataformas de venta de entradas populares como Freshdesk, Zendesky ProProfs Help Desk.
• Integración de G-Suite: Conéctese con Google Translate, Analytics y Fonts para mejorar la funcionalidad.
• CSS personalizado: Controle por completo el diseño, el formato y la presentación con código personalizado.
• Acceso público y privado: Elija la vista pública para las bases de conocimientos orientadas al cliente o habilite los sitios privados para el acceso interno.

Precios

ProProfs ofrece un plan gratuito que permite 1 autor y un límite de 25 páginas, pero muchas buenas características, así que es una ganga. Para obtener funciones más avanzadas, puedes contratar su plan Business, que cuesta $79/usuario al mes.

Gurú

Guru es una plataforma de gestión del conocimiento basada en IA que ayuda a los equipos a mantenerse informados, conectados y comprometidos. Rompe los silos de información conectando las herramientas existentes y ofreciendo funciones de búsqueda inteligente, sugerencias automáticas de contenidos y creación colaborativa de conocimientos.

Características únicas

• Inteligencia Artificial: Genere respuestas precisas, resuma temas complejos e identifique contenido relevante a través de los asistentes inteligentes de IA de Guru.
• Gestión inteligente del conocimiento: Conéctese a todas las herramientas de su empresa, busque en cualquier lugar, proporcione información específica basada en el contexto y aproveche las recomendaciones automatizadas de los expertos.
• Creación de contenidos y colaboración sin esfuerzo: Cree una sólida base de conocimientos con sugerencias basadas en IA, herramientas de edición colaborativa e incrustación de contenidos sin fisuras.
• Personalización y funciones avanzadas: Personalice su intranet, establezca permisos granulares, intégrela con otros sistemas y gestione eficazmente equipos independientes.
• Integraciones: Se integra con herramientas populares como Slack, Teams y Chrome, entre otras, para facilitar el acceso al conocimiento dentro de los flujos de trabajo existentes.

Precios

Para acceder a las funciones de la base de conocimientos de Gurus, deberá adquirir su Constructor que reúne tres de sus productos. Búsqueda empresarial, Intranet y Wiki. Este plan cuesta $10/usuario al mes facturado anualmente y $12/usuario al mes facturado mensualmente.

Notion

Notion es una plataforma de espacio de trabajo versátil que puede adaptarse para convertirse en una potente base de conocimientos para su empresa. Va más allá de los wikis estáticos tradicionales, ya que ofrece una organización flexible de los contenidos, edición colaborativa e integración con diversas herramientas y flujos de trabajo.

Características únicas

• Múltiples formatos de contenido: Construya su base de conocimientos con una amplia gama de formatos de página, desde artículos de texto y wikis hasta bases de datos, calendarios e incluso tableros kanban.
• Integraciones: Integra Notion con tus herramientas y servicios existentes, como Google Drive, Trello, Slack, etc., para mantener toda tu información en un único punto central.
• Creación colaborativa de conocimientos: Colabore en la creación y actualización de su base de conocimientos con edición, comentarios e historial de versiones en tiempo real.
• Organización dinámica: Organice y clasifique sus contenidos de forma intuitiva con interfaces personalizables de arrastrar y soltar, opciones de filtrado y páginas anidadas.
• Búsqueda potente: Encuentre lo que necesita al instante con la sólida función de búsqueda de Notion, que indexa texto, imágenes y bases de datos con facilidad.
• Integración de medios mejorada: Incruste documentos, hojas de cálculo, vídeos e incluso sitios web externos directamente en las páginas de su base de conocimientos.
• Conocimiento accesible: Comparta su base de conocimientos públicamente o manténgala privada para acceso interno, con controles de permisos granulares para distintos grupos de usuarios.
• Más allá de lo básico: Añada código personalizado para funciones exclusivas, automatice tareas con fórmulas y cree elementos interactivos para mejorar la experiencia de su base de conocimientos.

Precios

Notion ofrece un plan gratuito. Es un buen plan gratuito con una disponibilidad adecuada de funciones, pero para equipos más grandes deberías echar un vistazo a sus planes Plus, Business o Enterprise:

• Plus: $10/usuario al mes
• Empresas: $18/usuario al mes
• Empresa: Precios personalizados

Bloomfire

Bloomfire va más allá de la típica base de conocimientos. Es una sólida plataforma de participación en el conocimiento que fomenta la colaboración, despierta la curiosidad y convierte la búsqueda y el uso de la información en una experiencia activa y gratificante. Bloomfire transforma el contenido estático en conversaciones dinámicas, impulsando la adopción de conocimientos y capacitando a su equipo para trabajar de forma más inteligente.

Características únicas

• Asistente de IA generativa: Elabore contenidos y resúmenes ricos en conocimientos sin esfuerzo con el asistente de redacción AI de Bloomfire.
• Búsqueda inteligente: Encuentre respuestas rápidamente con una búsqueda basada en inteligencia artificial que entiende su intención y ofrece resultados relevantes, incluso desde múltiples plataformas.
• Recomendaciones personalizadas: Reciba sugerencias de contenido personalizadas basadas en su actividad e intereses, manteniéndole informado y comprometido.
• Espacios comunitarios: Fomente el intercambio de conocimientos y la colaboración con espacios tipo foro dedicados a diferentes equipos o temas.
• Microaprendizaje: Incorpore módulos de aprendizaje del tamaño de un bocado directamente en su base de conocimientos para promover la formación continua. aprendizaje y desarrollo de competenciast.
• Gamificación: Fomente la creación de conocimiento y el compromiso con puntos, insignias y tablas de clasificación, haciendo que el aprendizaje sea divertido y gratificante.
• Integración de plataformas de venta de entradas: Conecte Bloomfire sin problemas con sus sistemas de tickets existentes para agilizar los flujos de trabajo de soporte.
• Integración de G-Suite: Aproveche Google Translate, Analytics y Fonts para mejorar la funcionalidad de su base de conocimientos.
• Acceso a la API: Personalice su experiencia Bloomfire e intégrela con otros sistemas a través de una potente API.
• Contenido condicional: Muestre u oculte información en función de reglas específicas y segmentos de usuarios, garantizando la pertinencia y la accesibilidad.
• Espacios de trabajo personalizables: Adapte el diseño y la marca de su base de conocimientos a la imagen de su empresa.
• Permisos granulares: Controle el acceso de los usuarios y sus derechos de edición con una configuración flexible de permisos para distintas funciones y grupos.
• Seguridad robusta: Disfruta de la tranquilidad que ofrecen las funciones de seguridad líderes del sector y el cumplimiento de la normativa GDPR.

Precios

Bloomfires no hace públicos sus precios. Tienen 4 planes de precios, todos con diferentes limitaciones. Para obtener un desglose de precios tendrás que programar una llamada con su equipo de ventas.

¿Cuál es el mejor software de base de conocimientos?

A la hora de elegir una plataforma de base de conocimientos, las empresas deben evaluar sus necesidades y prioridades específicas. Basándose en las soluciones examinadas, las empresas que desean capacidades de búsqueda avanzada sencillas pero potentes y facilidad de uso pueden encontrar ThriveDesk base de conocimientos. Su constructor intuitivo de arrastrar y soltar y su precio competitivo también atraen a los equipos pequeños.

Sin embargo, aquellos que requieran una personalización avanzada, permisos de usuario granulares o herramientas integradas de participación de la comunidad podrían preferir una alternativa como Bloomfire o Zendesk Guide. Además, algunas soluciones como Confluence o Notion adoptan un enfoque más flexible pero complejo para casos de uso sofisticados.

En resumen, ThriveDesk merece ser tenido muy en cuenta como opción de base de conocimientos por su interfaz fácil de usar y sus sólidas funciones de organización a un precio asequible. Sin embargo, las empresas deben comparar de cerca sus capacidades con las de la competencia en función de sus flujos de trabajo específicos, equipos y plataformas existentes. Definir estos criterios de antemano permite identificar objetivamente la solución ideal para gestionar y compartir el conocimiento institucional.

Con cualquier proveedor, aproveche las pruebas gratuitas para experimentar el sistema de forma práctica antes de decidirse. Pero la buena noticia es que hoy en día existen plataformas de conocimiento de alta calidad que satisfacen casi todos los requisitos.